Ajanhallinnan ja organisoinnin kannalta Eisenhower-matriisi on tärkeä ja helppokäyttöinen työkalu. Sen kvadrantit helpottavat päätöksentekoa tehtävien priorisoimiseksi. Ota selvää, mitkä ovat sovellusalueet ja miten voit käyttää niitä tehokkaasti.
Menetelmän esittely
Monet menetelmät, ennen kuin johtajat käyttivät niitä, olivat sotilaallisen strategian työkaluja. Näin on tämän Dwight David Eisenhowerin kuvitteleman matriisin tapauksessa.
Sen lisäksi, että hän oli Yhdysvaltojen 34. presidentti, lempinimellään Ike oli kaikkien luokkien mestari tuottavuuden suhteen. Ja tämä, eri aloilla. Hänen salaisuutensa? Työkalu - tarkemmin matriisi - mahdollistaa priorisoinnin helposti ja tehokkaasti kahden akselin mukaan: tärkeys ja kiireellisyys. Tämän avulla voit piirtää 4 erillistä kvadranttia:
- Neljännes 1 : tärkeät ja kiireelliset tehtävät,
- Neljännes 2 : tärkeitä tehtäviä, mutta ei kiireellisiä,
- Neljännes 3 : merkityksettömät mutta kiireelliset tehtävät,
- Neljännes 4 : Ei-tärkeät ja kiireettömät tehtävät.
Kiireellinen + / tärkeys + -valitsin on tietysti ensisijainen kohtelu hoidon kannalta. Tehtävät, jotka eivät ole kiireellisiä tai tärkeitä, eivät kuulu ensisijaisiin tavoitteisiin. Niistä voi jopa luopua, jos ne ovat todella tarpeettomia.
Käyttöalueet
Tämä tunnettu luokitus soveltuu monille aloille sekä työelämässä että yksityiselämässä:
- ajan hallinta,
- työnsä organisointi,
- priorisointi,
- päätöksenteko ,
- delegointi kolmannelle osapuolelle …
Kiinnostukset ja rajat
Tämän menetelmän etuna on pohtia toimintansa priorisointia ja ottaa askel taaksepäin jälkimmäiseen verrattuna.
Ensi silmäyksellä näkyvä yksinkertaisuus on kuitenkin jonkin verran harhaa. On todellakin usein pelottavaa luokitella suoritettavat tehtävät näiden kahden akselin alle. Lisäksi arvostelukykymme subjektiivinen puoli voi nopeasti jarruttaa, kun tehtävillä ei ole tarkkaa määräaikaa tai kun määritetään suoritettavan toimen tärkeys tai ei.
Näin ollen tämä matriisi on lähtökohta analyysille, jonka johtajan tavoitteena on erityisesti määritellä siirrettävät tehtävät. Käytettävissä olevan ajan ja toteutettavien toimien tärkeyden mukaan hän voi päättää osista, jotka hän voi antaa yhdelle tai useammalle yhteistyökumppanille. Tavoitteena on hallita työmäärää ja käyttää sen lisäarvoa viisaasti.
Kuinka käyttää Eisenhower -matriisia?
Kaksi akselia - tärkeys ja kiireellisyys - mahdollistavat 4 neljänneksen määrittämisen, joista kukin määrittelee sen sisältämien elementtien luonteen näiden kahden kriteerin mukaisesti.
Tärkeys viittaa tehtäviin, jotka vievät sinut eteenpäin. Se perustuu jälkimmäisen vaikutukseen muihin tekijöihin, mutta myös sen toteuttamisen tuomaan lisäarvoon.
Kiireellisyys tarkoittaa tehtäviä, jotka vaativat välitöntä huomiota ja se perustuu jälkimmäisten suorittamiseen tarvittavaan aikaan ja niiden määräajoihin. Joskus on vaikea määritellä, onko kohde kiireellinen vai ei, koska se riippuu usein ulkoisista tekijöistä. Lisäksi se on hyvin subjektiivista: kiireellisyysaste vaihtelee henkilöittäin riippuen siitä, miten he suhtautuvat kyseiseen tehtävään, liittyvät hänen stressitilaansa, taitoihinsa, kokemukseensa, toimintatapoihinsa jne.
Näin ollen matriisin täyttämiseksi tehokkaasti on välttämätöntä olla objektiivinen ja perustua tosiasioihin ja konkreettisiin seikkoihin mahdollisuuksien mukaan.
Huomaa se tärkeys kiireellisyyteen nähden.
Neljännes 1: tärkeät ja kiireelliset tehtävät
Lista tästä:
- tehtäviä, jotka vaativat erittäin nopea huomio ja toiminta - jopa heti,
- the elementtejä, jotka vaikuttavat tavoitteisiisi ,
- the kohteita, joilla on välittömiä vaikutuksia hankkeen etenemiseen ,
- a Ongelma ratkaistavaksi kiireellisesti - konflikti, kriisi jne. -
- the tärkeät puhelut / sähköpostit, jotka on käsiteltävä nopeasti …
Jotkut tehtävät löytyvät täältä, koska niitä ei ole suunniteltu tehokkaasti. Tämä voi koskea raportin tai raportin tuottamista, jonka olet jatkuvasti raportoinut - joka olisi alun perin sijoitettu neljännekseen 2 tai 3 tapauksesta riippuen - ja jonka määräaika ja merkitys eivät jätä sinulle muuta vaihtoehtoa kuin tehdä se tästä lähtien etusijalla sijainnissa neljännes 1.
Neljännes 2: tärkeitä mutta ei kiireellisiä tehtäviä
Tämä osa koskee tärkeitä tehtäviä, mutta joiden kiireellisyysaste on pienempi kuin neljänneksellä 1 asetetut tehtävät.
- tehtäviä ei ole Ei määräaikaa, mutta niillä on tietty merkitys sinulle, tiimillesi, yrityksellesi jne.
- the suunniteltavia elementtejä tulevien viikkojen aikana,
- omistettuja hetkiä strateginen kello ,
- ' toimintasuunnitelman laatiminen , projekti,
- the koulutus , valmennus …
Neljännes 3: merkityksettömät mutta kiireelliset tehtävät
Tässä ovat "häiritsevät" elementit, jotka vaativat välitöntä huomiota, mutta joilla ei ole todellista vaikutusta toimintaamme, kuten:
- hoitoon jotkut puhelut, sähköpostit, viestit eri,
- the pyynnöstä työntekijöiltä / kollegoilta / palveluntarjoajilta tarvitsevat kiireellistä tietoa, neuvoja, auttavaa kättä,
- the tehtäviä, jotka ovat tärkeitä muille, mutta eivät tärkeitä sinulle ja työn edistymisestä,
- the kohteita, joita voit siirtää kolmannelle osapuolelle …
Neljännes 4: tehtävät eivät ole tärkeitä tai kiireellisiä
Tämä viimeinen laatikko koskee kaikkia loisia ja hyödyttömiä elementtejä, jotka sinun on hylättävä tehokkuuden parantamiseksi:
- huonoja tapoja tuottamaton,
- häiriötekijöitä estää sinua siirtymästä tehokkaasti eteenpäin (surffailu Internetissä, ei -toivotut ilmoitukset jne.),
- epäröintiä aikaa vievää ja positiivista energiaa syövää,
- the ruminations johon et voi vaikuttaa …
Yhteenvetona voidaan todeta, että Eisenhower -matriisi ei todellakaan ole täydellinen ja lopulta suhteellisen vaikea käyttää tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisella tavalla, mutta sen toteuttamisen ansio on mielenkiintoinen askel taaksepäin arvokkaimman hyödykkeemme hallinnan kannalta: aika sekä tietoisuus stressitilamme ja tavamme tunnistaa kiireellisyys - joskus melko suhteellista.
Tähän tiedostoon viitataan: Ajanhallinta: tehokkuus, tuottavuus ja rauhallisuus - Päätöksenteko: vältettävät prosessit ja sudenkuopat
