Järjestä online -tapahtumia

Etätyöskentely työntekijöiden, asiakkaiden ja eri palveluntarjoajien kanssa voi, kun asiayhteys sitä vaatii, osoittautua välttämättömäksi työn ylläpitämisessä. Etätapahtuman järjestämistä, mitä tahansa, ei voida improvisoida, se vaatii vähintään valmistautumista ja organisointia.

Miksi järjestää online -tapahtuma?

Hätätilanne, aineellinen velvoite, erityinen asiayhteys, digitaalinen viestintästrategia, jolla pyritään saavuttamaan enemmän mahdollisuuksia, tehdä tiedoksi hänen yrityksensä / sen palvelut, maantieteellisesti hajallaan olevat osallistujat ovat kaikki elementtejä, jotka edistävät virtuaalitapahtuman järjestämistä fyysinen.

Tavoitteet

Järjestettävän tapahtuman tyypistä riippuen - virtuaalinen kokous, webinaarit, konferenssipuhelu… - tavoitteet vaihtelevat jonkin verran. Kaiken kaikkiaan verkkotapahtuman järjestämisen tavoitteena on erityisesti:

• säästää aikaa ja joustavuutta : nopeampi organisointi, joka edellyttää pienen ryhmän mobilisointia ja jota voidaan tarvittaessa lykätä suhteellisen helposti.
• saada näkyvyyttä : kommunikoi suoraan olematta fyysisesti samassa paikassa, salli huomattavan määrän ihmisten seurata konferenssia, koulutusta jne.
• vahvistaa suhdetta yrityksen / tiimin ja asiakkaiden välillä, kun fyysistä myymälää ei ole tai jos kontakteja on laajemmalla tai laajemmalla alueella.
• voittaa kyvyttömyys järjestää fyysinen tapahtuma : kun osallistujat ovat hajaantuneet maantieteellisesti liian laajasti tai kun poikkeukselliset olosuhteet estävät esimerkiksi todellisen kokouksen kokonaan.
• pienennä hiilijalanjälkeäsi : vähemmän logistiikkaa, esitteitä, painettuja asiakirjoja, esitteitä jne.

Edut

• Vähemmän aikaa vievä ja halvempi järjestää kuin fyysinen tapahtuma
• Laajennettu kohde / yleisö
• Parannettu interaktiivisuus
• Lisää joustavuutta
• Sijoitetun pääoman tuoton optimointi

Rajoitukset

• Tekniset mahdollisuudet ovat joskus epävarmoja
• Osallistujilta vaaditaan riittävät välineet
• Osallistujien epäröinti / väärinkäyttö, erilaisia ​​vikoja …

Erilaisia ​​virtuaalitapahtumia

Tällä alueella on laaja valikoima mahdollisuuksia. Se kehittyy nopeasti ja tarjoaa päivittäin uusia työkaluja ja palveluita, jotka ovat muita tehokkaampia.

Suunnitellun online -tapahtuman tyypistä ja siihen liittyvistä tavoitteista riippuen on asianmukaista käyttää sitä tai sitä kaavaa. Useimmiten käytetyistä tapahtumista löydämme erityisesti:

• neuvottelupuheluita : puhelut yli 2 henkilölle
• webinaareja : verkkoneuvottelut, podcastit
• virtuaaliset messut : interaktiiviset online -näyttelyt
• työpajoja : työpajoja tietystä aiheesta
• Mookit : verkkokurssit / koulutus
• chatit : keskustelut tietyistä aiheista
• etäkokoukset : kokoukset joidenkin tai kaikkien maantieteellisesti hajallaan olevien osallistujien kanssa

Kuinka järjestää virtuaalitapahtuma?

Tapahtuman esittely on lyhyesti esillä täällä.

Valmistautuminen tapahtumaan

Kaiken kaikkiaan, riippumatta virtuaalitapahtuman tyypistä, organisaatio rakentuu seuraavasti:

1. Tavoitteiden määritelmä : odotukset, odotetut hyödyt jne.
2. Suunnittelu : päivämäärä, aika, kesto
3. Niveltyminen / jäsentäminen : yksityiskohdat, tapahtuman rakenne, käsitelty teema, jaetut asiakirjat jne.
4. Edistäminen : kutsu tai oma verkkosivusto / sivu, tapahtuman kuvaus, asianmukainen viestintä,
5. Palauttaa mieleen : muutama päivä ennen kyseistä tapahtumaa, sitten 1 tunti ennen, muistutus yhteyslinkistä, tunnisteista ja tarvittaessa tarvittavista asiakirjoista …
6. Perustaminen ja tapahtuman kulku,
7. Kiitos ja mahdollisen raportin lähettäminen, vastaukset esitettyihin kysymyksiin, tositteet ja yhteenveto - joskus koko video - tapahtumasta.
8. Selvitys : mikä toimi, vaikeudet, mikä piti, mitä voitaisiin parantaa jne.

Erilaisia ​​virtuaalitapahtumia

Puhelinkokous useiden kanssa

Neuvottelupuhelut eivät ole uusia. Monet ihmiset käyttävät niitä säännöllisesti liiketoiminnassa.

1. Määrittele käsiteltävä aihe, keskustelun tavoitteet ja käsiteltävät eri kohdat.
2. Valitse oikea tuki.
3. Määritä päivämäärä ja puheluaika.
4. Valitse hiljainen paikka neuvottelupuhelulle.
5. Ota yhteyttä osallistujiin, kiitä heitä läsnäolosta, kerro keskusteltava aihe, tarvittaessa valittu menetelmä ja puhelun tavoitteet, muista konferenssipuhelun hyvän käytöksen säännöt.
6. Käy keskustelu varoen, ettet häiritse muiden puhetta (ympäröivä melu jne.) On suositeltavaa käyttää "Mute" -painiketta, kun et puhu, jotta et häiritse muita kaiuttimen melusta. ' esimerkki).
7. Sulje puhelu kiittämällä kaikkia osallistujia.
8. Lähetä tarkka raportti keskusteluista kaikille osallistujille ja mahdollisesti asianomaisille kolmansille osapuolille.

Webinaarit

Webinaarit ovat suuria vipuja yritykselle. Niiden avulla voidaan kommunikoida massiivisesti, julkistaa asiantuntemusta, uutta tuotetta / palvelua jne.

Kaikilla osallistujilla on oltava riittävä laitteisto ja ohjelmisto, jotta he voivat seurata konferenssia tarjotussa muodossa (mikrofoni, kaiuttimet, kuulokkeet, verkkokamera voi olla tarpeen) ja hyötyä riittävän nopeasta nopeudesta.

1. Määrittele tavoitteet ja valitse teema ja esitys, joka todennäköisesti kiinnostaa kohdeyleisöä.
2. Suunnittele päivämäärä, aika, kesto.
3. Lähetä kutsu ilmoittautua webinaariin.
4. Lähetä muistutus kaikille ilmoittautuneille 1 tunti ennen verkkokokousta ja määritä yhteydenottotavat.
5. Suorita webinaari: tervetuloa, sisällön esittely (animaation on oltava riittävän dynaaminen ja interaktiivinen, jotta kukaan ei menetä).
6. Kannusta osallistujia… osallistumaan (reagoimaan, esittämään mielipiteensä, esittämään kysymyksiä…).
7. Vastaa kysymyksiin tietyn ajan kuluessa. Kutsu osallistujia, joilla on muita kysymyksiä, lähettämään ne sähköpostitse.
8. Sulje ja kiitä.
9. Lähetä yhteenveto webinaarista ja / tai linkki konferenssin uudelleen katsomiseen.

Podcastit

Podcast on tärkeä osa digitaalisen viestinnän strategiaa. Sen avulla yritys voi käsitellä toimintaansa liittyvää aihetta saadakseen näkyvyyttä ja työskennellä imagonsa parissa laajoilla näkymillä.

Podcastin voi esittää yksi henkilö, oman alansa asiantuntija, joka puhuu yksin aiheesta, tai integroida eri asiantuntijat isännän ympärille.

1. Määritä podcastin tavoitteet ja käsiteltävä teema
2. Hanki tietoa aiheesta, etsi mahdollisesti asiantuntijoita, jotka todennäköisesti puuttuvat asiaan
3. Piirrä tarkka suunnitelma ja / tai käsikirjoitus
4. Tallenna podcast: nauti tarvittaessa eri sidosryhmiä, huolehdi fyysisestä ulkonäöstä ja ei-sanallisesta kielestä
5. Tuota podcast (muokkaus, esitysteksti, lataaminen jne.)
6. Valmistele myynninedistäminen ja jaa (sähköposti, verkkosivusto, intranet, sosiaaliset verkostot jne.)

Etäkokous

Tämä on yleinen käytäntö monissa yrityksissä. Kun meillä on joitakin - jos ei kaikkia - yhteistyökumppaneita etätyössä, teillä tai säännöllisesti liikkeellä, he ovat välttämättömiä tuomaan kaikki yhteen.

Kokous voidaan järjestää joko vain äänellä tai videolla. Kamera voi kuitenkin olla jarruna joillekin: ujous, haluttomuus paljastaa henkilökohtainen ympäristö tai yksinkertaisesti riittämätön Internet -yhteys.

Kaiken kaikkiaan nämä virtuaalikokoukset järjestetään seuraavasti:

1. Valmistelu : suunnittelu, esityslistan ja sisällön määrittely, tarvittavien asiakirjojen valmistelu, kutsujen ja yksityiskohtaisten sääntöjen lähettäminen jne.
2. Kokouksen pitäminen : videona - mahdollisuus osallistujille, jotka haluavat korvata kuvansa avatarilla - tai vain äänellä. Animaatiota on työskenneltävä ylävirtaan. Haasteena on pitää kaikkien huomio alusta loppuun, antaa kaikkien ilmaista itseään ja kuunnella muita, jakaa puheaika asianmukaisesti …
3. Selvitys ja seuranta : välitä kokouksen raportti osallistujille, luettele positiiviset kohdat ja paranna etäkokousprosessia.

Työpaja

Verkkotyöpajat ovat olleet nousussa useita vuosia. Ne yhdistävät tietyn määrän ihmisiä tietyn aiheen ympärille. Siellä vaihdetaan mielipiteitä, ideoita, ehdotuksia ja ratkaisuja. Kun ryhmän yhteistyökumppanit ovat maantieteellisesti hajallaan, johtajan voi olla tarkoituksenmukaista järjestää verkkotyöpaja. Menestyäkseen nämä etäyhteyden hetket edellyttävät terävää organisaatiota.

1. Määrittele työpajan tavoite (opeta uusi taito, kokeile uutta tapaamisen helpottamistapaa, syvennä tiettyä aihetta tai taitoa …), syyt sen järjestämiseen ja tavoite, johon se kohdistetaan.
2. Määritä työpajan sisältö, esityssuunnitelma ja valitse osallistujat (vähimmäistaitotaso, toimiala jne.).
3. Määrittele työpajan kulku (tervetuloa, johdanto, käsitellyt aiheet, vuorovaikutussäännöt, eri vaiheiden kesto jne.).
4. Valmistele kaikki resurssit (analyysit, tutkimukset, erilaiset tiedot, kurssit, määritelmät jne.).
5. Valitse työkalut, jotka jaetaan ja joita kaikki osallistujat käyttävät.
6. Kokoa käytännössä eri työpajaosallistujat yhteen.
7. Määrittele kunkin rooli, tavoitteet ja tehtävät, määräajat ja menetelmät.
8. Animoi työpaja dynaamisesti ylläpitääksesi yhteyttä etäisyydestä huolimatta ja säilyttääksesi ryhmän kaikkien jäsenten huomion ja läsnäolon.

Mooc

Tavoitteena on julkaista verkossa yksi tai useampi kurssi tai koulutus, jota osallistujat / tilaajat voivat seurata omaan tahtiinsa. Tällaisen tapahtuman järjestäminen vaatii alkuvaiheessa tietyn ajan sekä erilaisia ​​ja vaihtelevia taitoja.

1. Perusta monitieteinen projektitiimi, jolla on monipuoliset taidot (opettamasi aiheen asiantuntijat, multimediasuunnittelijat, graafiset suunnittelijat, IT -asiantuntijat, markkinointi jne.)
2. Määritä tavoite
3. Selvitä, mikä on Moocin tavoite: opettaa, tiedottaa
4. Arkkitehti sisällön päälinjat
5. Määrittele käytettävät tekniikat ja työkalut
6. Suunnittele sisältö: sisältö ja muoto, resurssit, videot, harjoitukset, läksyt, erilaisia ​​opetusohjelmia
7. Suunnittele viestintävälineitä: lehdistö, intranet, sosiaaliset verkostot, verkkosivut, postitus, digitaalinen markkinointi jne.
8. Testaa Mooc pienellä henkilökunnalla ja korjaa mahdolliset virheet ja erilaiset toimintahäiriöt, tarkista, että kaikki käytettävissä olevat resurssit toimivat oikein jne.
9. Mainosta Moocia
10. Käynnistä Mooc

Tähän tiedostoon viitataan: Etäkokous: suunnittelusta online -neuvontaan.