Huonojen uutisten ilmoittaminen, oli se mikä tahansa, on vaarallista harjoitukselle esimiehelle, joka voi olla hyvin epämukava, varsinkin kun hänen on välitettävä elementtejä, joita hän ei täysin tilaa.
Hallinto ja huonoja uutisia
Johdon viestintä on taidetta, joka on välttämätöntä hallita tiimin johtamisessa. Vaikka on suhteellisen helppoa kommunikoida rauhallisina aikoina ja toimittaa hyviä uutisia, liikunta voi nopeasti muuttua painajaiseksi huonojen uutisten suhteen.
Joskus juuttunut kiven ja kovan paikan, ylimmän johdonsa ja työntekijöidensä väliin, johtajan on puolustettava yrityksen etuja, mutta myös hänen tiiminsä etuja. Hän voi tuntea voimakasta levottomuutta työntekijöidensä kanssa, jos hänen on ilmoitettava uutinen, jota hän ei täysin hyväksy, vaikka hän ymmärtäisi taustalla olevat syyt (talousarvion leikkaukset, irtisanomiset jne.).
Viestintä on olennainen osa esimiehen asentoa. Johtajan velvollisuus on itse ottaa vastuunsa ja kommunikoida rakentavasti tiiminsä kanssa niin hyvinä aikoina kuin huonoina aikoina. Ne voivat olla eri muodoissa ja vaihtelevassa vakavuudessa:
- budjetti leikkaukset
- huonoja tuloksia
- hankkeen validoimattomuus
- sopimuksen uusimatta jättäminen
- myöhästymissakot hankkeen budjetista
- korotuksen epääminen, ylennys, siirto, palkallinen loma jne.
- Varoitus
- hylkääminen
Riippuen asiayhteydestä, edessä olevasta persoonallisuudesta, uutisesta ja sen tärkeydestä, johtaja varmistaa kommunikoinnin tehokkaasti pitäen mielessä, että hän puhuu henkilön kanssa.
Siksi kuuntelua, hyväntahtoisuutta, tervettä järkeä ja empatiaa tarvitaan!
Miten kerrot huonoja uutisia?
Ei ole mitään ihme reseptiä tehdä tällaista ilmoitusta ja odottaa asianomaisten työntekijöiden reagoivan ikään kuin mitään ei olisi tapahtunut. Johtajan on mukautettava puuttumistaan tilanteesta ja uutisten tärkeysasteesta ja siitä, koskeeko se yksittäistä henkilöä vai koko tiimiä.
Voimme kuitenkin määritellä yhteiset puitteet huonojen uutisten valmistelemiseksi ja ilmoittamiseksi.
Valmistele viestisi ja väliintulosi
Ensimmäinen asia ennen huonojen uutisten ilmoittamista yhdelle tai useammalle työntekijälle on ymmärtää kaikki asiat ja asiat:
- Missä yhteydessä tähän uutiseen liittyvä päätös tehtiin?
- Miksi ? Mikä on tämän päätöksen syy? Mitkä olivat panokset?
- Kuka päätti? Ketä kuultiin?
- Onko tämä ainoa mahdollinen päätös? Mitä muita mahdollisuuksia oli?
On välttämätöntä, että johtaja käyttää tarvittavan ajan ymmärtääkseen uutiset täysin, jos ne eivät tule häneltä suoraan, jotta hän voi välittää tiedot asianmukaisella ja oletetulla tavalla ja vastata keskustelukumppaninsa kysymyksiin. .
Lisäksi johtajan on myös tärkeää rakentaa tapa, jolla hän ilmoittaa uutiset ennen kokousta, ja valmistautua erilaisiin mahdollisiin reaktioihin.
Hänellä on tilaisuus miettiä parasta lähestymiskulmaa, löytää oikeat sanat kutsua koolle, lähestyä, antaa, selittää eikä satuttaa yhteistyökumppaneita. Hän pystyy miettimään tervetulleita sanoja. Sanat, jotka kertovat yhteistyökumppaneille haastattelun alusta alkaen kokouksen sisällöstä. Tavoitteena on valmistaa heitä mahdollisimman vähän ilmoitusta varten.
Johtaja voi käyttää kykyjään empatiaan ja tunneälyyn. Yrittämällä asettua yhteistyökumppaninsa asemaan - jonka toiminta hän tietää, hänen on helpompi löytää oikeat sanat.
Valitse oikea aika ja oikea paikka
Huonojen uutisten vaikutuksen vähentämiseksi on myös tärkeää valita oikea paikka - neutraali ja uteliaisuudesta - ja milloin se katkaistaan. Tässäkin tapauksessa johtaja valitsee kontekstista, sisällöstä ja osallistuvien henkilöiden määrästä riippuen sopivimman ratkaisun.
On kuitenkin hyvä olla odottamatta. Kun päätös on tehty, on tärkeää välittää se nopeasti. Mitä kauemmin johtaja vie huonoja uutisia, sitä vaikeampaa hänen on tehdä se. Lisäksi työntekijän ei pitäisi kuulla siitä millään muulla tavalla.
Ole suora ja diplomaattinen
Tapa, jolla johtaja ilmoittaa huonot uutiset, riippuu hänen yhteistyökumppaneidensa reaktiosta. Viestintä - verbaalinen ja ei -sanallinen - ottaa tässä kaiken tärkeyden, koska pienimmätkin kasvojen eleet tai mikroilmaisut, jotka ovat vastoin muotoiltuja sanoja, voivat johtaa väärinkäsitykseen, viestin väärään tulkintaan. Tavoitteena on poistaa epäselvyydet tai epäilykset lähetetyn viestin sisällöstä.
Johtajan on oltava suora, selkeä ja tarkka, samalla kun hän pysyy diplomaattisena ja hänen keskustelukumppaninsa on huolissaan. Hänen on oltava aito ja vilpitön, ei liioittele sitä tai vaikuta tekopyhältä. Huonoja uutisia on vaikea sulattaa. Ei tarvitse lisätä sanoja tai käyttäytymistä, jotka soisivat väärin. Ei tarvitse puhua sateesta tai hyvästä säästä tai poiketa muusta aiheesta kuin uutisista.
Löydä tasapaino kylmän, ilmeettömän / liikkumattoman asennon välillä huonojen uutisten välittämisessä ja liian säälittävään asentoon.
Selittää
Välitä uutinen välttämällä lyömistä pensaan ympärillä, vaan selittämällä tarkasti ja pitämällä kiinni tosiasioista tämän päätöksen syistä ja siihen johtaneesta prosessista. Anna selkeät ja tarkat elementit.
On tärkeää, että asianomaiselle työntekijälle varmistetaan, että tätä päätöstä ei tehty kevyesti tai esimiehen mielijohteesta, vaan oikeudenmukaisella tavalla, esimerkiksi yhtiön säännöissä tarkasti määritellyn protokollan mukaisesti.
Johtaja voi siten selittää työntekijälleen tämän uutisen syyt, seuranneen prosessin, ihmiset, joita on kuultu / osallistuttu tähän päätöksentekoon.
Johtaja voi ilmaista yhteistyökumppanilleen epämukavuuttaan suhteessa mainittuun päätökseen, jos se ei tule täysin häneltä ja että hän ei noudata prosessia täysin, mutta hän pitää kritiikkiään protokollaa tai tapaa kohtaan hänen hierarkiansa vuoksi. Tavoitteena ei ole heikentää ketään muita työntekijöitä - prosessia, yrityksen johtoa tai kyseistä työntekijää - kohtaan eikä ottaa vastuuta johtajana.
Varo ryhtymästä keskusteluun päätöksen sisällöstä tai luonteesta. Jälkimmäinen haudattiin, eikä tässä ole kysymys palaamisesta.
Kantaakseen vastuunsa
Tämä on seuraava kohta: ota rohkeutta molemmin käsin ja hyväksy päätös riippumatta siitä, tuleeko se kokonaan itsestäsi vai ei. Johtaja, jos mahdollista, haluaa jakaa huonot uutiset henkilökohtaisesti. Hän välttää lähettämästä sitä sähköpostitse tai delegoimasta tätä arkaluonteista tehtävää kolmannelle osapuolelle.
Älä myöskään piiloutu kolmannen henkilön taakse, syytä muita päätöksestä. Johtajan asenne merkitsee tietämistä siitä, miten ottaa vastuu tiiminsä tapahtumista ja tehdä oikeita päätöksiä, olivatpa ne hyviä tai huonoja uutisia joukkueelle.
Lämpimät reaktiot / tunteet
Kun huonot uutiset on julkistettu, on hyvä mahdollisuus, että työntekijät reagoivat tavalla tai toisella enemmän tai vähemmän kiihkeästi. Johtajan on tärkeää antaa keskustelukumppaninsa kuulla ja reagoida, tietysti kohtuullisissa rajoissa.
Johtajan on aktivoitava pehmeät taitonsa, erityisesti:
- emotionaalinen älykkyys: reaktion hyväksyminen huonoihin uutisiin. On täysin normaalia reagoida huonoihin uutisiin, joita et odottanut.
- empatia: itsensä asettaminen keskustelukumppaninsa tilalle antaa johtajalle mahdollisuuden ymmärtää paremmin yhteistyökumppaninsa reaktioita ja ottaa ne paremmin vastaan.
- aktiivinen kuunteleminen: kuuntele täysin reaktiot - verbaalinen ja ei -verbaalinen kieli - ja vastaa esitettyihin kysymyksiin. Työntekijät, joihin huono uutinen vaikuttaa, on / on kuultava ja otettava huomioon. Lisäksi palautteen kerääminen hänen toimintatavoistaan voi olla myös rakentavaa johtajalle.
- hyväntahtoisuus: anna työntekijöille aikaa integroida uutiset.
Siirtyä eteenpäin
Selitä, mitä päätöksestä seuraa:
- vaiheet huonojen uutisten julkistamisen jälkeen - erityisesti irtisanomisen tai uudelleenjärjestelyn yhteydessä …
- uusien direktiivien tai ilmoitettujen vaihtoehtojen täytäntöönpano: ohjelmiston muuttaminen, menettelyjen muuttaminen jne.
- asianomaisten työntekijöiden käytettävissä olevat vaihtoehdot - erityisesti oston, uudelleenjärjestelyn, siirtämisen jne. aikana.
- muutokset tiimin sisällä: toiminta, tehtävien jako, rakenneuudistus, uuden työntekijän rekrytointi, uusien toimittajien etsiminen, halvempien vaihtoehtoisten ratkaisujen etsiminen jne.
Pysy rakentavana
Mitä tahansa uutisia julkaistaan, joukkueen on jatkettava eteenpäin. Siksi on välttämätöntä, että johtaja rakentaa jo huonojen uutisten jälkeiset uutiset ja esittelee huonojen uutisten jälkeiset toimet / muutokset.
Oli kyseessä sitten yksittäinen työntekijä tai koko tiimi, on tärkeää pysyä kurssilla ja säilyttää joukkojen moraali ja tehokkuus sekä yhteenkuuluvuus parhaimmillaan.
Tähän tiedostoon viitataan: Johdon viestintä - viestin lähettäminen tiimillesi
