Viivästykset työssä tai kokouksissa ovat yleisiä, mutta johtajan vastuulla on ryhtyä toimiin, jotta tämä huono tapa ei pahenisi ja heikentäisi koko tiimin tehokkuutta.
Myöhästynyt työntekijä, milloin reagoida?
Kadonneet avaimet, liikenneruuhkat, ongelma julkisessa liikenteessä, huono sää, pitkittynyt puhelinkeskustelu, kiireellisyys käsitellä… Olimme kaikki myöhässä eräänä päivänä toimistolta tai kokouksesta kaikesta hyvästä tahdostamme huolimatta.
Jos työntekijä on myöhässä kerran tai kahdesti, on tärkeää, että johtaja osoittaa ymmärrystä ja vähintään inhimillisyyttä näinä aikoina.
Jos myöhäisestä saapumisesta tulee kuitenkin tapa, on aika ryhtyä toimiin. Koska myöhästyneellä voi olla tiettyjä kielteisiä vaikutuksia tiimiin tai jopa koko yritykseen:
- epäjärjestys,
- tehokkuuden ja tuottavuuden lasku,
- työympäristön heikkeneminen,
- jännitteet, konfliktit tiimin sisällä, palvelu,
- jne.
Miten reagoida?
Kun viivästymisistä tulee säännöllisiä, jopa päivittäin, johtajan on puututtava asiaan ennen kuin tilanne pakenee hänestä ja asiat pahenevat.
-
Käytä selkeää viivästyspolitiikkaa
Ensimmäinen askel on saada selkeä ja vakiintunut puhe ja politiikka viivästysten suhteen. Jos mitään ei ole määrätty missään, työntekijät voivat ottaa vapauden - joskus ilon - saapua milloin haluavat. Tai ainakaan älä ole liikaa huolissasi täsmällisyydestä yleensä.
Ennen kaikkea ennenaikaisten viivästysten välttäminen edellyttää esimerkin näyttämistä. Johtaja, joka haluaa nähdä työntekijänsä ajoissa töissä tai kokouksessa, tekee kunnia -asiaksi olla täsmällinen itse.
Lisäksi yrityksellä on oltava selkeä viestintä aiheesta:
- näyttää yleiset työajat,
- määrätä tarkasti työntekijöiden työsopimuksessa päivän alkamis- ja päättymispäivät ja -ajat,
- ilmoittaa rangaistukset, jos näiden aikojen noudattamatta jättäminen - perusteettomasti - tapahtuu,
- määritettävä menettely, jota on noudatettava viivästymisen sattuessa,
- selittää tarvittaessa yrityksen työaikavalvontaa.
-
Kerro työntekijälle, että olet huomannut heidän viivästyksensä
Johtajan on tärkeää kertoa työntekijöilleen, ettei häntä huijata ja että hän huomaa heidän viivästyksensä. Muussa tapauksessa he saattavat ajatella, että heidän viiveensä jäävät huomaamatta tai hyväksytään.
Tätä varten sinun ei tarvitse ilmoittaa viivästyksestäsi työntekijälle heti, kun hän astuu oven läpi. On parempi olla rakentavampi.
Esimerkiksi kaikkien työntekijöiden tervehtiminen aamulla on tapa, jonka avulla johtaja voi kiertää joukkojaan - ja siten oppia kaikista poissaoloista tai viivästyksistä - ja työntekijät voivat olla täysin tietoisia siitä, että heidän esimiehensä on tietoinen heidän poissaoloistaan.
Toinen vinkki on kävellä myöhästyneen työntekijän pöydän ääressä heidän saapuessaan. Näin hän tajuaa tiedostamattomasti, että hänen esimiehensä on huomannut hänen viiveensä ja on sen jälkeen tarkkaavaisempi.
Kokouksessa yksinkertainen tosiasia keskeyttää hänen väliintulonsa, kunnes myöhästynyt asettuu sisään, riittää osoittamaan jälkimmäiselle, että hänen käyttäytymisensä ei ole sopivaa.
Yleensä yksinkertainen kertominen työntekijälle - selvästi tai hienovaraisemmin - huomaa viivästymisen saa hänet kiinnittämään enemmän huomiota tulevaisuudessa.
-
Listaa ja analysoi viiveet
Kaikilla viivästyksillä ei ole samoja syitä, sama luonne tai samat seuraukset. Työntekijä, joka saapuu aina 5 tai 10 minuuttia myöhään aamulla, mutta lähtee toimistostaan yhtä myöhään - tai jopa huomattavasti enemmän - ei ole valtion asia, kunhan hän ei ole moitteettoman täsmällisyyden vaativassa asemassa (asiakaspalvelu, vastaanotto , myymälä jne.).
"Yksinäisessä" asemassa olevalla työntekijällä on varaa saapua ajoittain myöhään, jos hän tekee työnsä kunnolla ja poistuu säännöllisesti toimistosta odotettua myöhemmin. Sillä ei ole vaikutusta muiden työhön. Päinvastoin, työntekijä, joka myöhästyy kokouksesta tai tekee tehtäviä läheisessä yhteistyössä eri kollegoiden kanssa, ei voi varautua säännölliseen myöhästymiseen. Yhteistyö häiriintyy suuresti.
Siksi on välttämätöntä ottaa tarvittava askel taaksepäin ja analysoida objektiivisesti nämä viivästykset, jotta voimme toimia asianmukaisesti. Kyse ei ole niinkään viivästymisestä itsessään, vaan enemmän jälkimmäisen vaikutuksista kollektiiviseen työhön, tiimiin, ilmapiiriin jne.
Kun on päätetty, että viive on todella ongelma, esimiehen on hyvä pitää kirjaa havaituista viivästyksistä. Jälkimmäinen on konkreettinen ja kiistaton osa myöhästyneen työntekijän kutsumisen yhteydessä. Lisäksi yhtiö vahingoittaa toistuvasti viivästyksiä, ja tämä rekisteri tukee seuraamusten määräämistä.
-
Järjestä haastattelu toistuvan rikoksentekijän kanssa
Seuraava askel esimiehelle, kun hänen yhteistyökumppaninsa viivästykset on kirjattu kirjallisesti, on kutsua myöhässä tulija kasvotusten saadakseen selityksen hänen kanssaan ja muuttaakseen käyttäytymistään. Haastattelu tapahtuu tietysti kaukana muiden työntekijöiden silmistä ja korvilta.
Haastattelu voi olla enemmän tai vähemmän muodollinen riippuen havaituista viivästyksistä ja niiden seurauksista. Tavoitteena ei ole tuomita henkilöä, vaan hänen käyttäytymistään ja toimia joko rakentavasti saadakseen hänet käyttäytymään asianmukaisemmin tai tarvittaessa soveltamaan asetuksessa säädettyjä seuraamuksia.
On edullista pyrkiä ymmärtämään viivästyksen (syiden) syy mahdollisimman paljon ja aina vaikutusten vakavuudesta riippuen. Työntekijä voi hetkellisesti kohdata vaikeita hetkiä henkilökohtaisessa elämässään, jotka aiheuttavat viivästyksiä. Tässä tapauksessa ajatuksena on auttaa häntä toteuttamaan toimenpiteitä näiden viivästysten ratkaisemiseksi. Kontekstista ja syistä riippuen nämä toimet voivat olla useita (työajan tarkistaminen, etätyöpäivien asettaminen, työntekijän aikataulun muuttaminen jne.).
-
Laadi toimintasuunnitelma
Viimeinen vaihe on joko:
- suunnitella yhdessä myöhästyneen kanssa tarvittavat toimenpiteet tämän käyttäytymisen korjaamiseksi ja sen toistumisen estämiseksi. Seuraa ja onnittele ponnisteluja, tarkista toteutetut toimet tai rangaista, jos viiveet jatkuvat.
- soveltaa asianmukaisia seuraamuksia: varoitus jne.
Tähän tiedostoon viitataan: Hyvänä esimiehenä: käytännöt ja työkalut - Alisen uudelleen muotoilu - Vaikeiden persoonallisuuksien hallinta
