Yhä useammat yritykset kokevat etätyötä tietyille työntekijöille - joskus kaikille työntekijöilleen. Perinteisen työympäristön mallin hylkääminen johtaa väistämättä muutokseen johtamismenetelmissä, menetelmissä ja tavanomaisissa prosesseissa.
Virtuaalitiimin hallinta edellyttää erilaisia työkaluja ja erityisiä johtamiskäytäntöjä.
Nopea navigointi
- Mikä on virtuaalitiimi?
- Virtuaalitiimin neljä ulottuvuutta
- Avaimet tällaisten ryhmien hallintaan
- Käytännön vinkkejä maantieteellisesti hajallaan olevien työntekijöiden hallintaan
Mikä on "virtuaalinen" tiimi?
Ensinnäkin on mielenkiintoista muistaa, mikä tiimi on, olipa se sitten virtuaalinen tai ei. Ryhmä on ryhmä ihmisiä, jotka työskentelevät yhdessä samaan suuntaan. Se on olemassa vain tehtäviensä, hankkeidensa ja yhteisten tavoitteidensa kautta. Jokainen tunnistaa itsensä osana samaa kokonaisuutta. Kaikki toimivat ryhmän edun mukaisesti johtajan johdolla.
Joukkueen sanotaan olevan "virtuaalinen", kun sen jäsenet eivät työskentele fyysisesti samassa paikassa ja samaan aikaan. Kyse on siis yhteistyöstä, mutta erikseen. Yhdessä siinä mielessä, että koko joukkue on menossa samaan suuntaan, kohti samaa tavoitetta. Erikseen, koska kaikilla työntekijöillä ei ole samaa toimistoa, samaa ympäristöä, samaa työaikaa jne. eivätkä tapaa todella harvoin.
Niin sanottuja "virtuaalisia" ryhmiä on useita. Se voi toimia ryhmissä, joiden jäsenet ovat kaikki samalla maantieteellisellä alueella, mutta työskentelevät - säännöllisesti tai kokopäiväisesti - paikasta, joka ei ole yritys. Jotkut työskentelevät kotoa, toiset ovat työyhteisöjen faneja, toiset matkustavat planeetalla osana tehtäviään ja kommunikoivat nykyisestä työpaikastaan. Joskus joukkueella ei ole kiinteää ja pysyvää kokouspaikkaa.
Uusien tekniikoiden myötä, erityisesti viestinnässä, virtuaalitiimien työntekijät oppivat työskentelemään yhdessä, samalla kun he ovat yksinään kohti yhteistä päämäärää. Aika, tila ja organisaatio määritellään uudelleen. Yhteydet saman tiimin eri työntekijöiden välillä vahvistuvat uusien viestintätapojen ansiosta.
Virtuaalitiimin muodostamisella ja johtamisella on tietysti etuja, mutta myös tiettyjä rajoja.
Edut
- Joustavuus tiimin jäsenille - parempi tasapaino yksityis- ja työelämän välillä, työajan järjestäminen, tehtävien organisointi jne.
- Alennetut kustannukset organisaatiolle - infrastruktuuri, kiinteistö, laitteet, liikevaihto jne.
- Parempi tuottavuus - vähemmän seisokkeja, parempi viestintä …
- Lisääntynyt tyytyväisyys työntekijöiltä …
Rajoitukset
- Ryhmäjäsenyys ja identiteetti vaikea toteuttaa,
- Ryhmien yhteenkuuluvuus joskus vaikea luoda, hankala asentaa,
- Vaikeus sisään rekrytoida oikeat profiilit , muodosta oikea joukkue,
- Tekniset erot riippuen työntekijöiden sijainnista, IT -ylläpitovaikeuksista, lisäkustannuksista maantieteellisten alueiden mukaan perustetuista palveluista jne.
- Mahdolliset kulttuuriesteet,
- jne.
Virtuaalitiimin neljä ulottuvuutta
Jessica Lipnack ja Jeffrey Stamps ovat luoneet 4 ulottuvuutta, jotka luonnehtivat virtuaalitiimiä:
- Joukkueen tarkoitus : tehtävät tavoitteen saavuttamiseksi ja tulosten saavuttamiseksi. Tämä tarkoittaa jokaisen ryhmän jäsenen päivittäisten tehtävien ja tehtävien kautta sitoutumista yhteisen tavoitteen saavuttamiseen. Jälkimmäinen on selkeästi määritelty, jaettu ja kaikkien hyväksytty. Tämä johtaa erityisiin rooleihin, vastuisiin ja tehtäviin jokaiselle ryhmän jäsenelle. Tavoitteet ovat siten sekä yksilöllisiä että toisistaan riippuvaisia.
- Yksilöt : johtaja / johtaja, työntekijät, 2 ulottuvuutta - sisäinen ja ulkoinen. Virtuaalitiimi ei ole vain joukko tekniikoita, joista jokainen on kehittyneempi kuin toinen. Tällaisen tiimin jäsenten on voitava työskennellä kahdella tasolla: sisäisesti (itsenäisesti ja muiden tiimin jäsenten kanssa), mutta myös ulkoisesti (tiimin ulkopuolisten kumppanien kanssa - toimittajat, asiakkaat, eri palveluntarjoajat jne.).
- Linkit : vuorovaikutus, ihmissuhteet viestintävälineiden kautta. Tiimin jäsenet on linkitetty eri työkaluilla (sähköpostit, pikaviestit, videoneuvottelut jne.), Jotta he voivat olla vuorovaikutuksessa keskenään. Nämä työkalut mahdollistavat etäisyyden poistamisen, helpottavat työtä ja päätöksentekoa. Virtuaalitiimin jäsenet rakentavat näin vankat ihmissuhteet ja luovat keskinäisen luottamuksen ilmapiirin. Tehokkuuden ja tuottavuuden perustekijät.
- Ajallisuudesta : esityslista / kalenteri, projektit, tiimin elinkaari. Virtuaalitiimin johtaja ei voi koota kaikkia sen jäseniä samaan aikaan samaan paikkaan kuin klassisen tiimin kanssa. Hänen on käsiteltävä kaikkien esityslistat ja aikarajoitukset. Jokaisen jäsenen on puolestaan tehtävä tarvittavat ponnistelut sopeutuakseen mahdollisimman hyvin. Ihanteellinen on määritellä tämä heti tiimin muodostamisen jälkeen, jotta se voi vaeltaa ennen kuin löytää nopeutensa.
Virtuaalitiimin hallinnan avaimet
Et hallitse virtuaalitiimiä aivan kuten "klassista" tiimiä. On noudatettava muutamia sääntöjä.
Kommunikoi tehokkaasti
Viestintä on kaiken suhteen perusta. Kun johdat eri paikkoihin hajallaan olevaa yhteistyökumppaneiden ryhmää, on välttämätöntä perustaa useita viestintätyökaluja, joilla on tiettyjä tarkoituksia:
- jakaa tietoa muodollisesti kaikki muut tiimin jäsenet tai vain jotkut,
- keskustella epävirallisesti kollegoiden kanssa, kuten kahvinkeittimen ympärillä tai käytävän kulmassa - esimerkiksi Slackin kautta,
- vaihto kokouksessa ,
- välittää olennaisen elementin koko joukkueelle,
- siirtyä eteenpäin projektissa ,
- ilmoittaa kiireellisestä asiasta suoraan oikealle henkilölle,
- jne.
Siksi on olennaista määritellä alusta alkaen selkeästi jokaisen käytettävissä olevan viestintävälineen käyttö. Näin vältytään myöhemmiltä väärinkäsityksiltä tai ajanhukalta organisaatiossa. Lisäksi se edistää tiettyä ryhmään kuulumisen tunnetta. Jokainen tiimin jäsen tietää, mitä työkalua käyttää, milloin ja mihin tarkoitukseen.
On myös tärkeää, että kaikki tiimin jäsenet voivat käyttää kaikkia viestintäkanavia nopeasti ja intuitiivisesti. Jokaiselle työntekijälle on tarjottava asianmukaista koulutusta, tapahtuipa se paikalla tai videopuhelun välityksellä tai millä tahansa muulla tavalla, jonka avulla osallistuja voi täysin ja välittömästi ottaa haltuunsa kyseisen työkalun.
Varoitus : on olennaisen tärkeää varmistaa viestintävälineiden turvallisuus erityisesti luottamuksellisten tietojen vaihdon yhteydessä.
Hallitse projekteja
Erityisesti muodostetaan tiimi toteuttamaan projekteja.
Tätä varten on välttämätöntä panostaa yhteistyövälineisiin , joka on omistettu erityisesti projektinhallinnalle.
Tällaisten työkalujen käyttö paitsi parantaa tuottavuutta myös edistää viestintää ja vaihtoa ryhmän eri jäsenten välillä. Jälkimmäiset voivat milloin tahansa seurata kollegoidensa edistymistä, kerätä tarvitsemansa tiedot, raportoida edistymisestään jne.
Projektinhallintatyökalujen valikoima on laaja. Jokainen valitsee kaavan, joka parhaiten sopii hänen toimialalleen, organisaatiolle ja tiiminsä tarpeille.
Aktivoi ja motivoi joukkoja
Johtajan on osallistuttava ja motivoitava eri maantieteellisiin paikkoihin hajallaan olevia työntekijöitään mahdollistavat maksimaalisen joustavuuden, itsenäisyyden ja toimintavapauden. Tällaiset tiimit ovat erityisen tehokkaita vapautetuissa organisaatioissa, joille on ominaista toimintatapa, joka tarjoaa suuren osan itsehallinnosta ja tilivelvollisuudesta työntekijöilleen.
Tämä ei tarkoita sitä, että hänen on oltava tyytyväinen seuraamaan projekteja ja hänen yhteistyökumppaneitaan kaukaa ilman vuorovaikutusta niiden kanssa säännöllisesti. Siksi hänen on välttämätöntä edistää ryhmän dynamiikkaa ja ylläpitää tiettyä emulointia muun muassa:
- jakaa näkemyksesi, antaa merkityksen,
- palauttaa mieleen yhteiset tavoitteet,
- rakentaa vahva yritys- / tiimikulttuuri,
- tunnustaa ja arvostaa työtä,
- tehostaa eri viestintäkanavia …
Käytännön vinkkejä virtuaalitiimin päivittäiseen johtamiseen
Maksimoidakseen maantieteellisesti hajautettujen työntekijöiden ryhmän tuottavuuden ja menestyksen johtajan on käytettävä oikeita työkaluja ja oikeita hallintamenetelmiä samalla, kun hänellä on tietty määrä erityisiä valmiuksia. Tässä on joitain ideoita virtuaalitiimin hallintaan yhteistyövälineistä keskeisiin käytäntöihin.
Rekrytoi oikeat ihmiset
Kokoa oikea tiimi . Se koostuu yhteistyökumppaneista, jotka pystyvät työskentelemään tehokkaasti etänä. Riittävän itsenäinen, motivoitunut, kekseliäs, hyvä kommunikointikyky kirjallisesti ja suullisesti, tietäen kuinka hallita aikansa tehokkaasti. Ja varsinkin keneen luottaa täydellisesti. Ajatuksena ei ole, että johtaja käyttää aikansa vaatimalla vastuullisuutta varmistaakseen, että työ on tehty.
Rekrytoidessaan näitä työntekijöitä johtajan on erityisesti varmistettava heidän kykynsä työskennellä virtuaalitiimissä. apua tarvittaessa.
Luo luottamussuhde jokaisen työntekijän kanssa
Luottamus on kaiken suhteen perusta. Tämä on täysin järkevää, kun johtaja ja hänen työtoverinsa näkevät toisensa vain satunnaisesti.
Johtajan on välttämätöntä luoda ja ylläpitää erityinen yhteys jokaisen virtuaalitiimin jäsenen kanssa:
- kommunikoida henkilökohtaisesti ja säännöllisesti kaikkien kanssa,
- ota yhteyttä jokaiseen työntekijään säännöllisesti arvioidaksesi käynnissä olevia projekteja ja tehtäviä, mutta myös vaihtamaan enemmän epävirallisesti,
- tarjota säännöllisiä videopuheluja ihmissuhteiden inhimillistämiseksi,
- antaa ja pyytää palautetta,
- jne.
Luo virtuaalitiimin peruskirja
Luo asiakirja, joka määrittelee selkeästi ryhmän ja sen säännöt:
- tarkoitus ryhmästä,
- virtuaalitiimin määritelmä ,
- jäsenten esittely : henkilöllisyys, roolit, vastuut, yhteystiedot, asuinpaikka jne.
- toiminnan säännöt : työn organisointi, viestintäprosessi, tiedon jakaminen ja projektinhallintaprosessi, muodollisten ja epävirallisten kokousten suunnittelu jne.
- tavoitteiden määrittely : käytettävissä olevat keinot, odotetut tulokset, käytetyt indikaattorit jne.
Tämä asiakirja voi myös toimia tukena kaikille uusille joukkueelle.
Määrittele standardoidut ja joustavat työprosessit
Työkalut, työn organisointi, prosessi, viestintä, laitteet ja joskus huonekalut ja työympäristö ovat elementtejä, jotka voidaan asettaa työntekijöille. Toisaalta helpottaa työtä ja vaihtoa. Toisaalta kasvattaa samaan ryhmään kuulumisen tunnetta.
Standardointi samalla, kun työntekijöille jätetään riittävästi itsenäisyyttä ja vapautta, on luottamuksen ja johdonmukaisuuden tae. Kaikki ovat samojen sääntöjen alaisia.
Tämä johdon johdonmukaisuus kaikkia tiiminsä jäseniä kohtaan mahdollistaa paremman tehokkuuden ja välttää väärinkäsityksiä ja muita alentavia tekijöitä.
Määritä yhteysajat
Varmista, että yhteiskäyttäjien työaikojen välillä on tiettyjä aikavälejä, erityisesti silloin, kun tiimin jäsenet työskentelevät eri aikavyöhykkeillä olevista paikoista. Johtaja voi käyttää näitä hetkiä järjestämään vaihtoa kaikkien ryhmän jäsenten välillä ja / tai kommunikoimaan koko tiimin kanssa.
On suositeltavaa suurin osa työntekijöistä työskentelee samanaikaisesti 3-4 tuntia päivässä vähintään. Vaikka mitään erityistä vaihtoa ei tarvittaisi, tämä periaate mahdollistaa tietyn jäsenyyden määrittelyn samaan ryhmään. Työntekijät tuntevat itsensä vähemmän eristetyiksi ja voivat olla vuorovaikutuksessa tarvittaessa.
Lisäksi se mahdollistaa tarvittaessa nopeamman ja tehokkaamman ongelmanratkaisun.
Luo tiimi -identiteetti
Järjestä säännöllisiä tiiminrakennustapahtumia, joissa kaikki virtuaalitiimin jäsenet ovat fyysisesti läsnä. Jos tämä ei jostain syystä ole mahdollista, järjestä haasteita tai täysin epävirallisia videopuheluita, joiden aikana tiimin jäsenet voivat tutustua toisiinsa paremmin. Voi olla mielenkiintoista suunnitella säännöllisiä vaihtoja työn ulkopuolella.
- Luo kaikille samanlainen työtila (laitteisto, ohjelmisto, sovellukset jne.),
- Ota työntekijät mahdollisimman paljon mukaan eri protokollien määrittelyyn
Luo virtuaalinen kahvinkeitin
Toimistossa on monia tilaisuuksia keskustella ja tutustua paremmin kollegoihisi, luoda kiinteitä työsuhteita: terveisiä, taukoja, kahvinkeitin, kokoukset, syntymäpäiväjuhlat jne. Kun joukkue on hajaantunut maantieteellisesti, on välttämätöntä luoda mahdollisuuksia tehdä samoin etäisyydestä huolimatta.
Pikaviestit, jotka ovat käytettävissä milloin tahansa ja kaikki tiimin jäsenet, voivat sallia sekä ei-ammatillisen että ammatillisen vaihdon säilyttäen samalla "vaalean" sävyn, jota käyttäisimme, jos jakaisimme saman toimiston. Työntekijät voivat esimerkiksi juhlia syntymäpäiviä tai muita tärkeitä päivämääriä kollegoilleen, jakaa suunnitelmia viikonlopulle tai jopa jakaa kokemuksiaan / löytöjään / harrastuksiaan.
Kannusta henkilökohtaisia kontakteja ja vuorovaikutusta tiimin jäsenten välillä.
Tunnusta ja palkitse tehty työ
Motivaation ja sitoutumisen ylläpitämiseksi palkitse hyvä työ. Voi olla tarkoituksenmukaista asettaa haasteita, jotka voittaessaan palkitsevat: tietyn määrän hankkeita, määrätyn liikevaihdon saavuttamisen, uusien taitojen vahvistamisen, uuden osaamisen hankkimisen jne. Nämä palkinnot voivat olla erityyppisiä: bonukset, uudet vastuut, kutsut tiettyyn tapahtumaan, lahjat jne.
Tällainen lähestymistapa ei ainoastaan salli motivaation ylläpitämistä korkealla tasolla, vaan myös antaa jokaiselle työntekijälle mahdollisuuden tuntea olevansa osa todellista tiimiä.
- Aseta SMART -tavoitteet,
- Edistää kaikkien roolia ryhmässä,
- Juhlista menestystä,
- jne.
Tähän tiedostoon viitataan: Hyvä johtaja: käytännöt ja työkalut - Kuinka hallita tiimiä?
