Neuvoa -antavan roolin saaminen organisaatiossa ei ole aina helppoa.
Ensinnäkin tätä roolia ei ole koskaan määritelty selvästi, koska se vaihtelee suuresti organisaation arvojen ja tarpeiden sekä yksilöiden tarpeiden mukaan. Ensimmäisenä askeleena on ymmärrettävä, että neuvoa -antavat henkilöt tulkitsevat aina roolinsa virallisen määritelmän, sellaisena kuin se on määritelty organisaatiorakenteessa. Heihin vaikuttavat varmasti heidän henkilökohtaiset tarpeensa ja käsitys organisaation tarpeista. Tästä seuraa, että virallisen roolin ympärillä on harmaa alue, joka antaa neuvonantajalle jonkin verran liikkumavaraa. Jokainen heistä tekee siis työtään ainutlaatuisella tavalla.
Toisaalta, kaikilla sisäisillä asiakkailla ei ole samoja odotuksia neuvonantajalta. Jotkut ihmiset odottavat joskus, että heitä ohjataan tai tuetaan resurssilla, joka ohjaa heitä analyysiprosessin läpi, jonka avulla he voivat minimoida riskin tehdä huonoja päätöksiä. Muissa tapauksissa sisäiset asiakkaat ovat ihmisiä, jotka haluavat paljon joustavuutta toiminnassaan. Tämäntyyppiset ihmiset haluavat usein toimia itsenäisesti eivätkä yleensä säästää keinoja saavuttaakseen tavoitteensa. Tällaisissa tilanteissa näitä asiakkaita on erityisesti ohjattava, jotta he eivät menisi sallittujen rajojen ulkopuolelle sekä toiminnallisesti että juridisesti, organisaation arvojen ja jopa moraalisesti.
Fasilitaattori tai asiantuntija, minkälaisen vaikutustyylin sinun pitäisi valita?
Voimme siis nähdä, että neuvonantajan on joskus toimittava välittäjän ja joskus asiantuntijan roolissa. Ensimmäisessä tapauksessa hän toimii enemmän kuin hoitaja, kun taas toisessa hän toimii enemmän organisaatiossa tunnustettujen sääntöjen, arvojen, politiikkojen ja prosessien vartijana. Mitä vaikutustyyliä sinun pitäisi siis käyttää? Kuinka löytää se?
Neuvonantajan on ennen kaikkea ymmärrettävä sehän voi vaikuttaa asiakkaansa, kuka hän on, jos hän osaa vakuuttaa hänet. Ja vakuuttaaksesi sinulla on oltava strategia. Näemme siksi seuraavilla riveillä joitakin pieniä vinkkejä, joiden avulla neuvonantaja voi harjoittaa tiettyä johtajuutta sisäisten asiakkaidensa kanssa.
Teknisten näkökohtien lisäksi neuvonantajan on myös kyseenalaistaa itsensä roolin inhimillisestä näkökulmasta, suhteesta, joka sitoo heidät asiakkaaseen. Strategiansa määrittämiseksi hänen on ensin kiinnitettävä huomiota asiakkaan tyyppiin, jonka kanssa hän on tekemisissä. Onko jälkimmäinen enemmän kiinnostunut tehtävän päätöksen rahallisesta näkökulmasta, haluaako hän mieluummin tyydyttää päätöksen kohteena olevien henkilöiden tarpeet vai pyrkiikö minimoimaan osastonsa operatiiviset riskit? On selvää, että tähän kysymykseen vastaaminen auttaa meitä kohdistamaan asiakkaan tarpeet ja odotukset sekä organisatorisesti että henkilökohtaisesti.
Toiseksi neuvonantajan on huolehdittava käytettävissään olevista voimanlähteistä. Hänen täytyy kyseenalaistaa itsensä heidän asemastaan johtuvan toiminnallisen auktoriteettinsa, heidän pätevyytensä, teknisen tai suhteellisen auktoriteettinsa tunnustamisesta. Arviointi auttaa neuvonantajaa käyttämään paremmin voimanlähteitään vakuuttavien argumenttien kohdistamiseen. Esimerkiksi neuvonantaja, jonka osaaminen on laajalti tunnustettu organisaatiossa, pystyy vakuuttamaan sanomalla: "… luota minuun, olen aina antanut hyviä neuvoja asiakkailleni". Toiselle, jolle on myönnetty paljon toiminnallisia valtuuksia, hän voi sanoa asiakkaalleen vakuuttaakseen hänet: "… näiden tapausten käsittelyprosessia on noudatettava määräysten mukaisesti". Tässä tapauksessa asiakas suostuu noudattamaan suositusta.
Kolmas tekijä, joka on otettava huomioon vaikuttaakseen, on kyseenalaistaa, mikä vaikutustyyli on sopivin sisäiselle asiakkaalle. Jotkut hyväksyvät heidän kanssaan enemmän direktiiviä silmää räpäyttämättä, kun taas toiset haluavat osallistua päätöksentekoon. Siksi neuvonantajan on tunnistettava, mikä on paras tapa tavoittaa asiakas.
Lopuksi neuvonantaja kehittää edellä kuvattujen seikkojen perusteella strategiaansa korostamalla argumentteja, jotka vaikuttavat eniten sisäiseen asiakkaaseen. Hän luokittelee ne, jotka edustavat hänelle vain toissijaisia etuja, ja hän lieventää niitä elementtejä, jotka herättävät hyvin vähän kiinnostusta häneen.
Näiden vinkkien ansiosta neuvonantaja voi kehittää strategian, jonka avulla hän voi vaikuttaa paremmin sisäisiin asiakkaisiinsa. Siksi hän saa uskottavuutta ja luottamussidos syntyy hänen ja asiakkaidensa välille.
