Johdon viestintä - määritelmä
" Yleisesti ottaen johtamisviestintä vastaa yrityksen johdon ja organisaation välisiä vuorovaikutuksia. Tarkemmin sanottuna johtajan ja hänen tiiminsä välillä.
Tämä kehys vastaa tietojen ja ohjeiden siirtämisestä korkeammalta hierarkkiselta tasolta sisäinen kommunikaatio , tislaamaan viestejä, jotka liittyvät hänen omaan johtoonsa saadakseen tiiminsä sitoutumisen jne. Se perustuu erityisiin taitoihin, joiden avulla johtaja voi lähettää viestin tehokkaasti. ."
Tämä harjoitus voi olla hankala. Osittain tästä syystä monet ammattilaiset ovat epämukavia tämän tehtävän suhteen. Tämä luottamuksen puute johtuu myös siitä, että esimiesviestintä vaatii vähimmäiskoulutusta. Vähimmäismäärää ei aina taata.
Mitkä ovat johdon viestinnän haasteet?
Viestintä on kaiken suhteen perusta, oli se mikä tahansa. Ihminen ei voi kommunikoida. Vuorovaikutus muiden kanssa on osa sen ensisijaista toimintaa.
Liiketoiminnassa johtajan on erittäin tärkeää hallita tämä harjoitus. Ei vain hänen ympärillään olevien ymmärtämiseksi, vaan myös hänen tehtävänsä suorittamiseksi.
Mitä kommunikoida? Kun ? Kenen? Näihin kysymyksiin löydetään vastaus toteutettujen toimien johdonmukaisuudesta. Jos esimerkiksi työntekijöillä on yleiseen strategiaan liittyviä toimintasuunnitelmia, näiden henkilöiden johtamisesta vastaavan välitason johtajan on pidettävä heidät ajan tasalla strategian kokonaistuloksista ja kaikista oheistiedoista, jos ne eivät ole luottamuksellisia.
Hyvä johtamisviestintä pyrkii siten muun muassa:
- ilmoittaa tehokkaasti työntekijöitään, vaihtoa, vuoropuhelua heidän kanssaan,
- ylläpitää linkkiä yrityksen eri kerrosten välillä (ylin johto, keskijohto, paikalliset johtajat, työntekijät jne.)
- jakaa tietoja eri palveluiden välillä , osallistua yrityksen henkeen ja vahvistaa jäsenyyttä yhdessä ja samassa organisaatiossa, työskennellä kollektiivisen älykkyyden, yhteistyön ja innovoinnin hyväksi,
- rele , jakaa yrityksen kulttuuri, arvot, strategia,
- johtaa muutoksiin menestykseen merkitsemällä annetut tehtävät ja tehtävät,
- määrittele tehtävät selkeästi ja tarkasti tehokkuuden parantamiseksi erityisesti määrittelemällä SMART -tavoitteet,
- tuoda ihmiset takaisin yrityksen sydämeen ,
- luoda luottamuksen ilmapiiri ja hyvä tiimin yhteenkuuluvuus ,
- motivoida tehokkaasti, inspiroida, ottaa mukaan, kannustaa, onnitella …
Miten johtaja kommunikoi?
Johdon viestintä toimii nykyään kolmen akselin alla:
- laskeva : johtajalta työntekijöilleen,
- nouseva : johtajalta hänen hierarkiaan,
- poikittainen : johtajalta organisaation muille johtajille / osastoille.
Vaaditut taidot
Johtajan on kyettävä mobilisoimaan tietty määrä taitoja ja ominaisuuksia kommunikoidakseen tehokkaasti tiiminsä kanssa.
- Aktiivinen kuuntelu - Jotta tullaan kuulluksi ja kuulluksi, on ennen kaikkea osattava kuunnella toista tarkkaavaisesti ja ei-direktiivillisellä tavalla, jotta tämä voi ilmaista itseään täysin vapaasti ilman pelkoa kiireellisestä tuomiosta ja ilman painostusta. Aktiivinen kuunteleminen tarkoittaa tietämistä, miten purkaa ei-verbaalinen kieli ja mukauttaa viestintääsi, kuulla sanojen ulkopuolella. Olennainen taito ihmisten ohjaamisessa.
- Kyky kommunikoida muiden kanssa - Ole rauhallinen muiden kanssa tai julkisesti, uskalla puhua, osaa sanoa ei, tunne erilaisia persoonallisuuksia ja osaa tunnistaa heidät mukauttaaksesi viestintääsi, löytää oikeat sanat ja oikea aika ilmaista täytyy välittää… Nämä ovat kaikki elementit, jotka johtajan on hallittava täydellisesti tehtävänsä puitteissa.
- Tunneäly ja myötätunto - Tunnista, hallitse ja käytä tunteitasi viisaasti, jotta viestintä ja suhteet olisivat sujuvampia. Tietäen täysin, mitä toinen voi tuntea, johtaja voi sopeutua mihin tahansa tilanteeseen. Empatia auttaa osaltaan luomaan todellista luottamuksen ja aitouteen ilmapiiriä, joka on välttämätöntä ihmisten johtamiselle.
- Karisma ja itsevarmuutta - Rohkeus ottaa oma paikkansa ja puolustaa valintojaan on välttämätöntä johtajan asennossa. Innoittaakseen, motivoidakseen, tullakseen kuulluksi ja kunnioitetuksi johtajan on osoitettava karismaa ja johtajuutta.
Mikä tukee?
Viestintä voi olla kirjallinen tai suullinen, osoitettu yhdelle tai useammalle vastaanottajalle, olla enemmän tai vähemmän muodollinen, luonteeltaan organisatorinen (tehtävien / tavoitteiden määrittely, arvioinnit jne.) Tai ihmissuhde (vaihto ilman viittoja eri tehtäviin / hierarkkisiin tasoihin: työtovereiden väliset keskustelut jne.).
Johtaja varmistaa siten, että hän mukauttaa tukensa viestin tavoitteiden, sen lähettämisen olosuhteiden ja keskustelukumppaninsa persoonallisuuden / tehtävien mukaan.
- Sähköpostit : välittää tietoja / asiakirjoja, jotka ovat tarpeen tehtävien asianmukaisen suorittamisen kannalta (kutsu lyhyeen, kokouksen esityslistan jakaminen, luvut ja tiedot jne.).
- Kuriirit : varattu pääasiassa erittäin laillisesti säänneltyihin tarkoituksiin (uudelleenjärjestely, siirto, korotus, sopimusten irtisanominen, irtisanominen, järjestysvaatimus ja muut seuraamukset jne.).
- Puhelin : saada tietoa nopeammin kuin sähköpostitse, lähettää tärkeitä ja kiireellisiä tietoja …
- CSR, intranet, sosiaaliset verkostot : vaihtaa asiakirjoja, tietoja, koulutusmateriaaleja jne. Muista kuitenkin rajata niiden käyttö, jotta vältät liukumisen, riippuvuuden ja liiallisen käytön …
- Yhteiset kokoukset : aamutiedotukset, istunnot, joissa pohditaan, siirrytään eteenpäin, arvioidaan tulevia tai käynnissä olevia projekteja, seminaareja jne.
- Yksittäiset kokoukset : vuosittaiset haastattelut, henkilökohtainen palaute jne.
- Rakentava palaute : motivoida ja rohkaista, korjata kurssia tarvittaessa, mutta myös saada palautetta työntekijöiltä.
- Tiiminrakennustilaisuudet : tuoda esiin kaikkien todelliset persoonallisuudet, lisätä tiimiin kuulumisen tunnetta, vahvistaa yhteenkuuluvuutta, edistää yhteistyötä ja kollektiivista älykkyyttä.
- Epäviralliset kokoukset : yhdistääksesi ryhmän, tutustu paremmin työntekijöihisi ja työtovereihisi …
Mikä rytmi?
On vaikea määritellä tiettyä rytmiä optimaaliseen johtamisviestintään. Riippuen toiminnasta, organisaation / yrityksen koosta, työntekijöiden maantieteellisestä hajautumisesta, vaihdon tahti voi vaihdella suuresti.
On kuitenkin tärkeää kommunikoida säännöllisesti. Johtaja voi määritellä säännöllisiä ja jäsenneltyjä kollektiivisia ja yksittäisiä tapaamisia, joiden päivämäärät ja tarkoitus ilmoitetaan asianomaisille työntekijöille, mutta hän voi myös sijoittaa haastattelun päivittäiseen tai viikoittaiseen asialistaan, jos tarvetta ilmenee. hätätilanteessa, odottamaton.
Eri pisteiden rytmi voidaan siis muotoilla seuraavasti:
- päivästä päivään - Johtaja ja yhteistyökumppanit tapaavat.
Tavoite: aloittaa päivä ja tarkastella nopeasti käynnissä olevia tehtäviä, tehtäviä ja hankkeita.
Esimerkiksi jokaista tiimin jäsentä pyydetään kertomaan, mitä hän teki edellisenä päivänä, tavoitteet, jotka hän saavutti, hankkeet, joita hän työskentelee päivän aikana, kaikki mahdolliset vaikeudet.
Nämä suhteellisen epäviralliset haastattelut (tai lyhyet tiedot) tapahtuvat yleensä aina samaan aikaan. Jokaisella työntekijällä on noin 1 minuutti aikaa sanoa mitä he sanovat. Se voi myös olla tilaisuus johtajalle motivoida joukkojaan anekdootilla, positiivisella ajatuksella… Tehokkuuden lisäämiseksi kaikkien tiimin jäsenten on oltava läsnä ja osallistuttava - fyysisesti tai virtuaalisesti puhelun / visio -konferenssin, sähköpostin esittelyn kautta heidän työnsä, jos he eivät voi tehdä muuta.
- viikoittain - Johtaja ja yhteistyökumppanit tapaavat.
Tavoite: tarkentaa edistymistä (määritellä etukäteen käytettävät indikaattorit), asettaa määräajat ja tavoitteet tulevalle viikolle.
Ajatuksena on saada työntekijät mukaan tiettyihin strategisiin päätöksiin tarkoituksen määrittelemiseksi. Ihannetapauksessa nämä suhteellisen muodolliset viikoittaiset kokoukset pidetään pöydän ympärillä ja kestävät enintään 1-2 tuntia. Ne tuovat yhteen kaikki tiimin jäsenet.
- kuukausittain - Johtaja ja työntekijät tapaavat.
Tavoite: päivittää virallisemmin kuukauden edistymistä ja määritellä seuraavan kuukauden tavoitteet, päivittää indikaattorit, muuttaa aikatauluja ja projektien määräaikoja tarvittaessa. Kyse voi olla myös meneillään olevan koulutuksen / valmennuksen arvioinnista.
Nämä kokoukset pidetään mieluiten aamulla niiden tehokkuuden maksimoimiseksi ja ne kestävät 1–2 tuntia. Kaikkien ryhmän jäsenten kutsuminen ei ole pakollista. Johtaja tekee tämän tiimin toimintatavan ja yrityksen käytäntöjen mukaisesti.
- vuosittainen - Johtaja ja yhteistyökumppanit tapaavat henkilökohtaisesti tai koko tiimi / yritys.
Tavoite: vuosittaiset arviointihaastattelut johtajalle ja jokaiselle hänen työntekijälleen, yritysseminaari, tiiminrakennusistunto, erityistapahtumat …
Seminaarit, tiiminrakennusistunnot ja muut vuosittaiset tapahtumat järjestetään paikan päällä tai ulkopuolella ja ne tuovat yhteen kaikki tiimin jäsenet, kaikki työntekijät jne. kontekstin mukaan.
Vuosittaisilla arvioinneilla on erittäin tarkka kehys, ja ne suoritetaan erityissääntöjen mukaisesti.
